U heeft een concept gekozen en de ligging bepaald; u heeft geïnformeerd naar eventuele premies en subsidies. Dan is het nu tijd om grondstoffen in te slaan. Die vertegenwoordigen het vierde onderdeel van het Rentabiliteitsrad van de Federatie Horeca Brussel dat ondernemers moet helpen om eventuele rentabiliteitsproblemen van hun etablissement te identificeren. Van de opstelling van het menu tot de keuze van de leveranciers, via het gewicht van de borden, u moet echt alles opvolgen.
Aankoop grondstoffen: gewoon boodschappen doen?
Vier jaar geleden maakte een horecaondernemer ongeveer 10.000 euro winst op een totale omzet van 575.000 euro. Maar in 2022 was deze winst omgeslagen in een verlies van ruim 55.000 euro, zo blijkt uit cijfers van Foodservice Alliance, een onderzoeksbureau dat jaarlijks de barometer van de foodservicesector publiceert. Volgens deze analyses hadden restauranthouders hun prijzen tussen 2019 en 2023 dus met bijna 18% moeten verhogen om winstgevend te blijven.
Maar alvorens uw prijzen te verhogen (in de hoop de winstmarges te vergroten), moet u eerst begrijpen wat uw kosten zijn. En bovenal moet u weten hoe u ze kunt beheersen. De aankoop van grondstoffen, de personeelskosten en de uiteindelijke winst zouden elk een derde van de omzet moeten vertegenwoordigen. Deze percentages kloppen echter vaak niet meer, mede door de stijging van de grondstofprijzen met 20% tot 30%.
Aankoop grondstoffen
Er was een tijd dat chef-koks op de vroegmarkt verse, interessante ingrediënten gingen kopen. De meesten koesterden deze passie en konden het zich veroorloven om van dag tot dag te koken. Soms verdienden ze eraan, soms niet. Maar het maakte niet echt uit, want er waren genoeg klanten die voldoende consumeerden en vaak terugkwamen. Helaas zijn die tijden voorbij, zoals blijkt uit de cijfers. Wie vandaag rendabel wil zijn, moet evolueren en professionaliseren. Minder improvisatie en meer management zijn de sleutels tot winstgevendheid.
Laten we bij het begin beginnen: het menu. Welke gerechten zet u op de kaart? Gaat u werken met seizoensproducten? Hoe loopt u vooruit op schommelingen in marktprijzen? Al deze beslissingen zijn uiterst belangrijk en moeten vanaf de start in overweging worden genomen. Zodra restauranthouders hebben besloten welke gerechten ze op de kaart willen zetten, kunnen ze op zoek gaan naar één of meer leveranciers. Elk heeft zijn eigen specialiteiten en prijsklasse. Het is dus aan de restauranthouders om te beslissen met wie ze in zee gaan.
Food Cost
Elk onderdeel van het Rentabiliteitsrad heeft een impact op het volgende. Daarom is het essentieel om een nauwkeurig beeld te hebben van de kosten die de aankoop van grondstoffen met zich meebrengt, zodat u later uw food cost kunt bepalen. Die wordt berekend door de kosten van grondstoffen en verschillen in voorraad bij elkaar op te tellen en vervolgens te delen door de totale omzet.
Een veelgemaakte fout is ‘vergeten’ om voorraadverschillen en de omloopsnelheid te berekenen, de onvermijdelijke verliezen die kenmerkend zijn voor een horecazaak (diefstal, breuk, directe verliezen, enz.). Toch is het net deze precisie die de food cost tot een belangrijke etappe maakt, omdat het restauranthouders de mogelijkheid geeft om de kostprijs van het gerecht te bepalen en, a fortiori, de prijs à la carte (de volgende BeHoreca zou ons hierover meer moeten vertellen).
Verschillende tools
Zoals restauranthouders wellicht al begrepen hebben, zijn er veel gegevens waarmee rekening moet worden gehouden en berekeningen die moeten worden gemaakt. En een manager of zaakvoerder heeft daar niet altijd de tijd voor. Daarom bestaan er een aantal ondersteunende systemen en programma’s zoals Grainz, Aapi, Horeko en Lightspeed, maar er zijn ook consultancymogelijkheden, zoals B&B Consulting en HorecaFocus. Het belangrijkste is om de tijd te nemen en uw kosten regelmatig op te volgen.
Grainz: software voor real time berekeningenGrainz is één van de meest praktische tools om uw food cost in real time te berekenen en uw bestellingen van dag tot dag aan te passen. Deze software houdt rekening met het dagelijkse werk van een restauranthouder, zoals receptwijzigingen en leveringen, en berekent de marges in real time. “Het probleem voor de zaakvoerders is dat ze vaak pas toegang hebben tot de brutomarge nadat ze de kwartaalbalans hebben ontvangen”, aldus Nick Balfour, de ondernemer die de software bedacht. “Ik wilde tot op de cent kunnen bijhouden wat ik uitgaf en wat ik verkocht, en zo is Grainz ontstaan.” Nick is ook mede-uitbater van de Ginette Bars, drie Brusselse etablissementen die Grainz gebruiken. Volgens de ondernemer hangt de rentabiliteit van een zaak af van honderden kleine dingen die dagelijks veranderen, wat het erg moeilijk maakt om de business permanent op te volgen. Op beide oren slapenDe software heeft ook een systeem ontwikkeld voor de leverancier, zodat die de ideale partner kan zijn voor elke speler in elk segment van de voedingssector. “Het is een zeer grote sector met een enorm aantal transacties”, legt Nick uit. “Als beide kanten van een transactie door dezelfde tool worden beheerd, biedt dat enorme voordelen. Het team achter de software helpt de restauranthouder bij het invoeren van zijn of haar producten en stelt een actieplan op. Als de recepten en bestellingen correct zijn ingevoerd, biedt de software een volledig en zeer gedetailleerd beeld van de rentabiliteit per gerecht en per recept.”
Volgens Nick is het de ideale tool om de business met een gerust hart te beheren. “Dankzij deze software kan ik op beide oren slapen en heb ik zin om een nieuw restaurant te openen”, zegt hij. “Ik weet dat het een tool is die me zal ondersteunen en waarmee ik altijd alles onder controle heb. Bovendien openen we in januari een vierde Ginette-restaurant.” |
B&B Consulting: consultancy in horecamanagement
Ahmed Benlmouaz, specialist in horecamanagement, is het ermee eens: onvoldoende management is het probleem. “Professionals in de sector zijn vakmensen en hebben vaak goud in de vingers, maar helaas zijn ze niet per se goede managers”, zegt hij. Daarom heeft hij als expert in dit domein B&B Consulting opgericht, een adviesbureau dat de horecasector wil helpen.
Kan het daadwerkelijk zo zijn dat een horecazaak een goede omzet draait maar toch niet winstgevend is?
A.B. Helaas wel. Je kunt zelfs 10 miljoen omzet maken en toch geld verliezen. Winst maken is niet zo simpel en vaak is het al te laat tegen de tijd dat je doorhebt dat er een probleem is.
“Niet iedereen is in staat om cijfers juist te interpreteren”
Hoe voorkomen in deze situatie terecht te komen?
A.B.: Je moet niet wachten tot de eindejaarsbalans om je kosten te controleren. Wat ik merk bij mijn klanten, is dat het hen ontbreekt aan managementkennis. Als ze niet weten wat hun grondstoffen kosten, als ze geen goede leverancier hebben of als ze hun voorraad niet kunnen beheren, tasten ze in feite in het duister over de kosten en stevenen ze regelrecht af op een ramp. Daarom is het belangrijk regelmatig de prestaties te meten. “What gets measured, gets done”, zeggen de Amerikanen en daar ben ik vast van overtuigd.
Zijn er genoeg tools om restauranthouders met hun metingen te helpen?
A.B.: Als een zaakvoerder of eigenaar niet weet hoe hij of zij dit moet aanpakken, moet hij of zij gecoacht worden of een beroep doen op iemand die er wel verstand van heeft. Dat doen ze helaas niet vaak. Er bestaan nochtans fantastische computerprogramma’s om de beste prijzen voor grondstoffen en de food cost te berekenen, maar als de ondernemer niet weet hoe hij de cijfers moet interpreteren, heeft hij er niets aan. Ook ik zou in paniek raken als iemand mij de leiding zou geven over een restaurantkeuken, dus het is normaal dat een restauranthouder soms moeite heeft met de administratieve kant van de zaak, maar je moet niet bang zijn om hulp te vragen.
Tips voor het beheer van grondstofaankopen Door David Debin
Als expert in sociale kwesties bij de Federatie Horeca Brussel, kent David Debin het onderwerp goed. Hij wordt dan ook vaak geraadpleegd door managers van zaken met financiële moeilijkheden. Volgens hem is de aankoop van grondstoffen een complexe uitdaging. Dit zijn vijf tips om goed in te kopen en de prijzen zo nauwkeurig mogelijk te berekenen. 1.Controleer en onderhandel opnieuw over productprijzen met leveranciers Deze eerste tip is erg belangrijk, want de prijsverschillen tussen bepaalde leveranciers kunnen behoorlijk groot zijn. “Restauranthouders bestellen vaak alles bij dezelfde leverancier om het overzichtelijker te maken”, aldus David Debin. Dat is niet zonder risico, want natuurlijk bieden niet alle leveranciers de beste producten aan de beste prijzen (anders zou er geen concurrentie zijn). “Elke leverancier is anders, dus het is belangrijk voor restaurateurs om van tevoren te beslissen voor welke producten en prijsklasse ze willen gaan”, legt hij uit. Hij moedigt restaurateurs aan om groepsaankoopsystemen te onderzoeken, vooral voor kleinere structuren die kunnen profiteren van betere aanbiedingen door hun bestellingen te groeperen. Onze buren zijn dus niet voor alles onze concurrenten, maar ook collega’s die vaak met dezelfde problemen kampen. 2.Organiseer de kaart met seizoensproducten Wonderen bestaan niet: de prijs van grondstoffen is één van de berekeningen die vanaf de start van uw zaak moeten gemaakt worden. Zodra het menu is samengesteld, is het essentieel om na te denken over de producten die u wilt gebruiken. David adviseert om met seizoensproducten te werken en het menu daaraan aan te passen. “Het is bijvoorbeeld voordeliger om in de lente met asperges te werken dan in december”, legt hij uit. 3.Controleer bestellingen en facturen David Debin waarschuwt restauranthouders ook voor de valkuil van niet regelmatig de prijzen te controleren nadat het menu is samengesteld. “Helaas maken restaurantmanagers heel vaak hun berekeningen wanneer ze hun menu maken en veranderen ze de prijzen later niet meer”, legt hij uit. “Maar de prijzen van goederen veranderen en als je niet oppast, kan een restaurant al snel een prijs hebben die niet meer klopt.” U moet uw bestellingen dus in de gaten houden, zelfs als ze in een automatisch programma zijn gecodeerd, en uw facturen regelmatig controleren. Als de chef-kok niet de restaurantmanager is, is goede communicatie essentieel. “Als prijsschommelingen een constante uitdaging zijn voor de zaakvoerders van het etablissement, kan het de moeite waard zijn om met de leverancier te onderhandelen over stabiele prijzen voor bepaalde ingrediënten”, vervolgt David. En als dat niet werkt, adviseert hij om “prijsvorken” op te nemen in de technische fiches, zodat u alvast voorbereid bent op prijsschommelingen. 4.Update uw technische fiches Over technische fiches gesproken… Die moeten volledig zijn en regelmatig worden bijgewerkt, omdat ze afhankelijk zijn van de aangekochte grondstoffen; welke gerechten, welke producten, welke hoeveelheden, welke leveranciers,… Alles moet tot op de cent en gram nauwkeurig worden berekend in de technische fiches, zonder de directe verliezen van bepaalde producten te vergeten. “Bij sommige vleessoorten is er een direct verlies van 10% tot 15%. Bij sommige vissoorten kan dit zelfs 70% zijn”, legt David uit. “Als u dit niet opneemt in uw technische fiches, kunt u weer met een onjuiste kostprijs voor voedingsmiddelen komen te zitten.” Bovenal moet u regelmatig de gehanteerde prijzen controleren, ze indien nodig aanpassen en de hoeveelheden die per gerecht worden geserveerd controleren. “Stel dat u van plan bent om 250g stoofvlees te serveren, maar uw chef serveert elke keer 300 gram, dan maakt dat een enorm verschil aan het einde van de maand of het kwartaal”, aldus David. In elke fase, van het bereiden van een gerecht tot het serveren in de eetzaal, moet u elk element analyseren en niets aan het toeval overlaten. 5.Gebruik de juiste tools voor uw noden en blijf nauwgezet David erkent dat de restaurantsector grote veranderingen ondergaat en dat management heel belangrijk is geworden. “Tegenwoordig moet je echt veelzijdig zijn om alles te kunnen analyseren en optimaliseren”, besluit hij. Daarom benadrukt de expert de noodzaak voor restauranthouders om professioneler te werken, met de mogelijkheid om oordeelkundige tools te gebruiken om de winstgevendheid van een zaak te garanderen, zoals Excel of Grainz. Maar David nuanceert: “Ook als je alle tools ter wereld in huis hebt: als je ze niet of slecht gebruikt, zijn ze nutteloos. Je moet nauwgezet tewerk gaan.” Besluit Nee, de aankoop van grondstoffen is niet (of niet meer?) gewoon een kwestie van shoppen en willekeurig producten kiezen. Vandaag vereist het beheer van de grondstofaankopen een delicaat evenwicht tussen creativiteit en discipline, een voortdurende aanpassing aan marktveranderingen en een strikte kostenbeheersing. Voorzichtigheid is dus geboden bij wat u wanneer op het menu zet. U moet de prijzen van uw leveranciers in de gaten houden en indien nodig heronderhandelen. Een tweede leverancier nemen om de concurrentie aan te moedigen of de inkoop van grondstoffen groeperen zijn ook goede opties om uw food cost te optimaliseren. Vervolgens komt het eropaan goed te rekenen, uw voorraadinventaris goed bij te houden, eventuele afwijkingen te identificeren (zoals diefstal of verspilling) en… u te laten helpen indien nodig. |
