U heeft een concept gekozen en de ligging bepaald; u heeft geïnformeerd naar eventuele premies en subsidies. Dan is het nu tijd om grondstoffen in te slaan. Die vertegenwoordigen het vierde onderdeel van het Rentabiliteitsrad van de Federatie Horeca Brussel dat ondernemers moet helpen om eventuele rentabiliteitsproblemen van hun etablissement te identificeren. Van de opstelling van het menu tot de keuze van de leveranciers, via het gewicht van de borden, moet u echt alles opvolgen.
Aankoop grondstoffen: gewoon boodschappen doen?
De afgelopen tien jaar kon een cateraar voor 10.000 euro aan wijn verkopen voor een totaalbedrag van 575.000 euro. Maar in 2022 was deze winst omgeslagen in een verlies van ruim 55.000 euro, zo blijkt uit cijfers van Foodservice Alliance, een onderzoeksbureau dat jaarlijks de barometer van de foodservicesector publiceert. Volgens deze analyses hadden restauranthouders hun prijzen tussen 2019 en 2023 dus met bijna 18% moeten verhogen om winstgevend te blijven.
Maar als je je prijzen wilt veranderen (in de wijnmakerij), moet je eerst controleren wat je kosten zijn. En je moet ook weten hoeveel je kunt besparen. Er moet ook rekening worden gehouden met de aanvoer van grondstoffen, mensen en natuurlijke hulpbronnen. Deze percentages kloppen echter vaak niet meer, mede door de stijging van de grondstofprijzen met 20% tot 30%.
Aankoop grondstoffen
Het was een tijd waarin chef-koks op zoek waren naar interessante ingrediënten. De besten koesteren deze passie en konden het zich veroorloven om van dag tot dag te koken. Ze waren misschien teleurgesteld, maar dat waren ze niet. Maar het was niet zo erg als vroeger, want er waren veel mensen die geconsumeerd en misbruikt werden. Dat zijn ook degenen die vaak onderweg zijn, zoals de kinderen. Hoe goed het ook is, het moet evolueren en professioneler worden. Minder improvisatie en beter management zijn de sleutels tot succes.
Laten we bij het begin beginnen: het menu. Wat voor soort eten staat er op het menu? Werken jullie met seizoensproducten? Hoe kiezen jullie ervoor om met marktprijzen te werken? Al deze vragen zijn uiterst belangrijk en moeten vanaf het begin worden beantwoord. Restauranteigenaren zullen moeten beslissen hoeveel ze willen uitgeven aan hun producten en ze zullen moeten kiezen tussen één of meerdere leasemaatschappijen. Iedereen heeft zijn eigen specialiteiten en voorkeuren. Het is aan de restauranteigenaars om je te vertellen hoe je het doet.
Voedsel
Elk onderdeel van het Rentabiliteitsrad heeft een impact op het volgende. Het is essentieel om een duidelijk beeld te hebben van de kosten van grondstoffen, zodat je later je voedselkosten kunt verlagen. Die wordt berekend door de kosten van grondstoffen en verschillen in voorraad bij elkaar op te tellen en vervolgens te delen door de totale omzet.
Een veelgemaakte fout is 'vergeten' om voorraadverschillen en de omloopsnelheid te berekenen, de onvermijdelijke verliezen die kenmerkend zijn voor een horecazaak (diefstal, breuk, directe verliezen, enz.). Toch is het net deze precisie die de food cost tot een belangrijke etappe maakt, omdat het restauranthouders de mogelijkheid geeft om de kostprijs van het gerecht te bepalen en, a fortiori, de prijs à la carte (de volgende BeHoreca zou ons hierover meer moeten vertellen).
Verschillende gereedschappen
Zoals restauranthouders maar al te goed weten, zijn er veel dingen die gedaan moeten worden om de kwaliteit van de service te garanderen en ervoor te zorgen dat die wordt geleverd. En een manager of leidinggevende van een manager heeft niet altijd haast. We hebben een aantal toonaangevende systemen en programma's zoals Grainz, Aapi, Horeko en Lightspeed, maar ook adviesdiensten zoals B&B Consulting en HorecaFocus. Het mooie is dat je altijd op tijd bent en dat er altijd aan je wensen wordt voldaan.
Grainz: software voor real-time berekeningenGrainz is een van de beste praktische tools voor het realtime monitoren van uw voedselkosten en uw beste wensen van dag tot dag. Deze software houdt rekening met het dagelijkse werk van een restauranthouder, zoals receptwijzigingen en leveringen, en berekent de marges in real time. "Het probleem voor de zaakvoerders is dat ze vaak pas toegang hebben tot de brutomarge nadat ze de kwartaalbalans hebben ontvangen", aldus Nick Balfour, de ondernemer die de software bedacht. "Ik wilde tot op de cent kunnen bijhouden wat ik uitgaf en wat ik verkocht, en zo is Grainz ontstaan." Nick is ook lid van Ginette Bars, twee Brusselse etablissementen waar Grainz werkt. Volgens de eigenaar hangt de winstgevendheid van een dierentuin af van kleine gebieden die gemakkelijk over het hoofd worden gezien, waardoor het ideaal is voor permanente zaken. Op beide oren slapenDe software biedt ook een geïntegreerd systeem voor de leasemaatschappij, waardoor het de ideale partner is voor de retailer in elk segment van de voedingssector. "Het is een zeer grote sector met een enorm aantal transacties", legt Nick uit. "Als beide kanten van een transactie door dezelfde tool worden beheerd, biedt dat enorme voordelen. Het team dat de software koopt, helpt de restaurateur om zijn eigen product op te roepen en maakt een actieplan. Als de recepten en bestellingen correct zijn ingevoerd, biedt de software een volledig en zeer gedetailleerd beeld van de rentabiliteit per gerecht en per recept."
Volgens Nick is het de ideale tool om de zaak met een gerust hart te beheren. "Dankzij deze software kan ik op beide oren slapen en heb ik zin om een nieuw restaurant te openen", zegt hij. "Ik vind het een tool waarmee ik alles onder controle kan houden. Bovendien openen we in januari een vierde Ginette-restaurant." |
B&B Consulting: advies in horecamanagement
Ahmed Benlmouaz, specialist in horecamanagement, heeft gelijk: onvoldoende management is het probleem. "Professionals in de sector zijn bekwaam en hebben veel te bieden als twintiger, maar ze zijn niet altijd goede managers", zegt hij. Daarom is hij aangesteld als expert in de afdeling B&B Consulting, een adviesbureau dat de horeca kan helpen.
Moet het zo zijn dat een horeca iets goeds is, maar geen win-winsituatie?
A.B. Dat is waar. Ik zou ongeveer 10 miljoen euro moeten uitgeven en veel geld moeten uitgeven. Winnen is niet zo gemakkelijk.
"Niet iedereen is in staat om cijfers juist te interpreteren"
Wat moet je doen in deze situatie?
A.B.: Ik kan het me niet veroorloven om terug te gaan naar de staatssaldi om mijn kosten te beheersen. Wat ik van mijn klanten wil, is dat ze managementverantwoordelijkheid hebben. Als ze niet weten wat hun grondstoffen kosten, als ze geen goede leverancier hebben of als ze hun voorraad niet kunnen beheren, tasten ze in feite in het duister over de kosten en stevenen ze regelrecht af een ramp. Dit is de beste manier om ervoor te zorgen dat je prestaties consistent zijn. "What gets measured, gets done", zoals de Amerikanen zeggen, en daarom ben ik er zo enthousiast over.
Zijn er genoeg tools om restauranthouders met hun metingen te helpen?
A.B.: Als een zaakvoerder of eigenaar niet weet hoe hij of zij dit moet aanpakken, moet hij of zij gecoacht worden of een beroep doen op iemand die er wel verstand van heeft. Dit is niet genoeg voor hen. Er zijn ook fantastische computerprogramma's die de beste prijzen geven voor grondstoffen en voedselkosten, maar als de operator niet weet hoe hij de gegevens moet interpreteren, weet hij niet wat hij moet doen. Als iemand me echter vertelt over een restaurant, raak ik in paniek, want het is normaal dat een restauranteigenaar de administratieve kant van de zaak kan gebruiken, maar ik kan me dat gedoe niet veroorloven.
Tips voor het beheer van grondstofaankopen Door David Debin
Als expert in sociale kwesties voor de Horecafederatie in Brussel is David Debin verantwoordelijk voor de audit. Hij wordt dan ook vaak geraadpleegd door managers van zaken met financiële moeilijkheden. Volgens hem is de levering van grondstoffen een complex proces. Er zijn veel tips over hoe je er het beste uit kunt halen. 1 Controleer en onderhandel opnieuw over productprijzen met leveranciers Deze eerste tip is erg belangrijk, want de prijsverschillen tussen bepaalde leveranciers kunnen behoorlijk groot zijn. "Restauranthouders bestellen vaak alles bij dezelfde leverancier om het overzichtelijker te maken", aldus David Debin. Dat is niet zonder risico, want natuurlijk bieden niet alle leveranciers de beste producten aan de beste prijzen (anders zou er geen concurrentie zijn). "Elke leverancier is anders, dus het is belangrijk voor restaurateurs om van tevoren te beslissen voor welke producten en prijsklasse ze willen gaan", legt hij uit. Hij moedigt restaurateurs aan om groepsaankoopsystemen te onderzoeken, vooral voor kleinere structuren die kunnen profiteren van betere aanbiedingen door hun bestellingen te groeperen. Onze buren zijn dus niet voor al onze concurrenten, maar ook collega's die vaak met dezelfde problemen kampen. 2.organiseer de kaart met beslagproducten Wonderen bestaan niet: de prijs van grondstoffen is één van de berekeningen die vanaf de start van uw zaak moeten worden gemaakt. Als je naar het menu kijkt, is het essentieel om te weten welke producten je wilt kopen. David adviseert om te werken met seizoensproducten en het menu daaraan aan te passen. "Het is bijvoorbeeld voordeliger om in de lente met asperges te werken dan in december", legt hij uit. 3 Controleer bestellingen en facturen David Debin waarschuwt restauranteigenaren dat ze de prijzen niet regelmatig moeten controleren wanneer ze het menu maken. "Helaas maken restaurantmanagers heel vaak hun berekeningen wanneer ze hun menu maken en veranderen ze de prijzen later niet meer", legt hij uit. "Maar de prijzen van goederen veranderen en als je niet oppast, kan een restaurant al snel een prijs hebben die niet meer klopt." U moet uw bestellingen dus in de gaten houden, zelfs als ze in een automatisch programma zijn gecodeerd, en uw facturen regelmatig controleren. Als de chef-kok niet de restaurantmanager is, is goede communicatie essentieel. "Als prijsschommelingen een constante uitdaging zijn voor de zaakvoerders van het établissement, kan het de moeite waard zijn om met de leverancier te onderhandelen over stabiele prijzen voor bepaalde ingrediënten", vervolgt David. En als dat niet werkt, adviseert hij om "prijsvorken" op te nemen in de technische fiches, zodat u alvast voorbereid bent op prijsschommelingen. 4.Update uw technische fiches Over technische fiches gesproken... Die moeten volledig zijn en regelmatig worden bijgewerkt, omdat ze afhankelijk zijn van de aangekochte grondstoffen; welke gerechten, welke producten, welke hoeveelheden, welke leveranciers,... Dit alles is terug te vinden in de technische fiches, samen met een directe beschrijving van de producten. "Bij sommige vleessoorten is er een direct verlies van 10% tot 15%. Voor sommige schroefkoppelingen kan dit zelfs 70% zijn," zegt David, "maar als je dit niet gebruikt in je technische informatiebladen, moet je een extra postprioriteit gebruiken voor schroefkoppelingen. Bovenal moet u regelmatig de gehanteerde prijzen controleren, ze indien nodig aanpassen en de hoeveelheden die per gerecht worden geserveerd controleren. "Stel dat u van plan bent om 250 gram stoofvlees te serveren, maar uw chef serveert elke keer 300 gram, dan maakt dat een enorm verschil aan het einde van de maand of het kwartaal", aldus David. In deze fase, van het begin van een maaltijd tot de serveerder in de keuken, kun je elk element analyseren en niet overschrijven. 5 Gebruik de juiste hulpmiddelen voor uw noden en blijf nauwgezet David erkent dat de restaurantsector grote veranderingen ondergaat en dat management heel belangrijk is geworden. "Tegenwoordig moet je echt veelzijdig zijn om alles te kunnen analyseren en optimaliseren", besluit hij. Daarom heeft de expert ervoor gekozen om te werken met de noodzaak voor restauranthouders, om een professionele aanpak te bieden en om de juiste tools te gebruiken om de winstgevendheid van een gebied te garanderen, zoals Excel of Grainz. Maar David nuanceert: "Ook als je alle tools ter wereld in huis hebt: als je ze niet of slecht gebruikt, zijn ze nutteloos. Ik kan met water werken. Besluit Nee, de aankoop van grondstoffen is niet (of niet meer?) gewoon een kwestie van shoppen en willekeurig producten kiezen. Vandaag vereist het beheer van de grondstoffenaankopen een delicaat evenwicht tussen creativiteit en discipline, een voortdurende aanpassing aan marktveranderingen en een strikte kostenbeheersing. Voorzichtigheid is dus geboden bij wat u wanneer op het menu zet. Je moet rekening houden met de prijzen van je leveranciers en deze tot een minimum beperken. Als tweede leverancier kunt u uw voedselkosten optimaliseren door te profiteren van de concurrentie of de levering van grondstoffen. Vervolgens komt het eropaan goed te rekenen, uw voorraadinventaris goed bij te houden, eventuele afwijkingen te identificeren (zoals diefstal of verspilling) en... u te laten helpen indien nodig. |
