BTW en catering: weet u zeker dat u het juiste tarief hanteert?

 

Wat met een brunch ter plaatse? Een puntzak friet om mee te nemen? Een maaltijd geleverd zonder bediening? Of een koffie aan de toog? In de horeca heeft deze situatie veel voordelen. Tussen verlaagde tarieven, regels voor de verdeling, documentatieverplichtingen en het btw-vrijstellingsstelsel vereist de correcte toepassing van de btw een grondige kennis van de geldende regels. Deze gids biedt een heldere, gestructureerde en actuele kijk op de btw-regels, geïllustreerd met concrete praktijkgevallen. Hij belicht vakende subtiliteiten en waarschuwt voor valkuilen. Het is een uitstekend instrument om fiscale verantwoordelijkheid, rechtszekerheid en consumentenbescherming te combineren.

Deur Nathalie Beernaert, Fiscaal jurist bij Cairn Juridisch

Wettelijk kader

De toepasselijke btw-tarieven en hun voorwaarden zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit nr. 20 van 20 juli 1970. Er gelden drie tarieven:

• Het normaal tarief van 21 %, van toepassing op alle belaste handelingen tenzij anders bepaald;

• Het verlaagde tarief van 12 %, van toepassing op bepaalde diensten, zoals maaltijden die ter plaatse worden geconsumeerd in horecazaken;

• Het verlaagde tarief van 6 %In aanvulling op het bovenstaande behouden we ons het recht voor om het gebruik van onze producten te beperken, inclusief kant-en-klare voedingswaren en niet-alcoholische dranken.

De berekening van de wettelijke vergoeding is gebaseerd op een juridische analyse van de aard van de handeling: een dienst of een levering van goederen. Daarnaast zijn de plaats van toestemming, de aard van het product en de duur van de levering allemaal belangrijke aspecten van een sleutelrol.

De belangrijkste scheidingslijn in de horecasector is die tussen consumptie ter plaatse in afhaalverkoop.

Lees ook > Planning in milieuvergunningen

Maaltijden ter plaatse geconsumeerd

Als een maaltijd wordt genuttigd op een plek die daarvoor is ingericht (tafels, stoelen, servies, bediening), wordt dit beschouwd als een dienst volgens het btw-wetboek. De toegevoegde waarde gaat hier immers verder dan het louter aanreiken van voedsel.

Volgens bijlage B van KB nr. 20 geldt in dat geval het verlaagde tarief van 12 % voor de maaltijd.

⚠️ Laat op: drankenalcoholisch of niet, vallen niet onder dit tarief en blijven onderworpen aan het standaardtarief van 21 %Dit betekent dat je een totaalformule kunt gebruiken. Dit biedt een dubbel voordeel opdeling (ventilatie) van het ticket of de factuur.

Voorbeelden:

• Een klant eet een pizza, een salade en drinkt een glas wijn in een pizzeria: 12 % op de maaltijd, 21 % op de wijn.

• Een uitgebreid menu "voorgerecht-hoofdgerecht-drank" aan €25 vereist een gedetailleerde verdeling van de btw-tarieven.

• Brunch in hotel met zelfbediening: 12 % op het eten, 21 % op de drank.

• Ontbijtformule met koffie, croissant en sinaasappelsap ter plaatse: 12 % op voeding, 21 % op dranken.

Deze ventilatieplicht is een belangrijk aandachtspunt voor horeca-uitbaters.

Afhaalverkoop van levering

Wanneer voedingsproducten worden afgehaald of geleverd zonder bijkomende diensten, spreken we van een levering van goederen.

• Kant-en-klare voeding en niet-alcoholische dranken vallen onder het verlaagde tarief van 6 %mits opgenomen in bijlage A van KB nr. 20.

• Alcoholische dranken en bepaalde producten (zoals kaviaar) vallen onder het tarief van 21 %.

Praktisch advies:

• Broodje en frisdrank om mee te nemen: 6 %.

• Fles wijn of bier: 21 %.

• Bereide maaltijd geleverd via Uber Eats zonder bediening: 6 %.

⚠️ Producten die niet op bijlage A staan, vallen altijd onder 21 %, zelfs bij afhaling of levering.

Specifiek geval: foodtrucks en mobiele snacks

De btw-behandeling hangt hier sterk af van de omstandigheden:

1. Verbruik ter plaatse (binnen of buiten)

Als er infrastructuur is voorzien (tafels, stoelen, borden, bestek, tenten, enz.), is er sprake van een dienst: 12 % btw.

Voorbeelden:

• Statafels op een beurs met foodtrucks: dienst (12 %).

• Festival met zitplaatsen en eethoeken: dienst (12 %).

2. Afhaalverkoop

Geen of niet-gebruikte infrastructuur? Dan is het een hefboom van goederen: 6 % van 21 %.

Voorbeelden:

• Hotdog meegenomen zonder gebruik van tafels: levering.

• Voeding in meeneemverpakking geconsumeerd ouderen: levering.

3. Privé-evenementen

Wordt een foodtruck ingehuurd door een onderneming of particulier om op locatie te cateren, dan is het een dienst (12 %).

4. Publieke evenementen

De bezoeker betaalt de foodtruck rechtstreeks:

• Met infrastructuur = dienst (12 %).

• Zonder of geen gebruik ervan = levering (6 % of 21 %).

De verpakking (bakje, zakje, etc.) is een extra indicatie.

Automatenverkoop van maaltijden en dranken

Verkoop via automaten wordt beschouwd als levering van goederen.

• Niet-alcoholische dranken (frisdrank, sap, koffie, water): 6 %indien opgenomen in bijlage A.

• Alcoholische dranken (bier, wijn, sterke drank): 21 %.

• Voorverpakte gerechten (pasta, croque-monsieur, soep): 6 % als in bijlage A, anders 21 %.

Van locatie van de automaat (straat, wachtruimte, kantoor) heeft geen invloed op het tarief.

Lees ook > Commerciële huurvernieuwing

Verplichting tot ventilatie en bewijsvoering

Volgens het btw-wetboek en KB nr. 1 van 29 december 1992 moeten handelingen met verschillende btw-tarieven expliciet geventileerd worden op kassabonnen of facturen.

De kassa's (GKS - Geregistreerde Kassasystemen) moeten worden geconfigureerd zodat het juiste producttype wordt geregistreerd.

Bij gebreken kan de fiscus:

• De hele operatie herkwalificeren aan 21 %;

• Dozen opleggen;

• Rente op achterstallige btw vorderen.

⚠️ De bewijslast ligt bij de ondernemer: alle documentatie moet actueel en volledig zijn (technische fiches, menukaarten, kassaparameters, audits, commerciële documenten met toegepaste tarieven).

Btw-vrijstellingsregeling: toepassingsgebied en beperkingen

Volgens artikel 56bis van het btw-wetboek kunnen Belgische belastingplichtigen kiezen voor de vrijstellingsregeling als hun jaarlijkse omzet onder de €25.000 (excl. btw) blijft. Er geldt een tolerantie van 10 % overschrijding.

Dit facultatieve systeem:

• Vrijstellen van btw-aangiften en facturatie;

• Laat echter geen aftrek van btw toe.

Het is geschikt voor zeer kleine structuren zoals mobiele snacks of occasionele activiteiten.

⚠️ Deze regeling is niet verenigbaar met een GKSDit is omdat het bedoeld is om te gebruiken, maar het houdt ook een aantal beperkingen in.

Een overschrijding van de omzetdrempel leidt automatisch tot overgang naar het gewone regime. Professionelen moeten dus waakzaam zijn bij seizoenspieken of activiteitsexpansie (levering, evenementen, enz.).

Opgelet: vanaf 1 juli 2025 worden de toegangvoorwaarden tot dit regime aangescherpt onder de Europese hervorming "btw-vrijstelling 2025".

Besluit

De btw-regels beheersen betekent: fiscale conformiteit, professionele geloofwaardigheid en gemoedsrust. Met duidelijke kennis, goed ingestelde tools en sluitende documentatie wordt de btw geen last meer, maar een beheersinstrument.

Anticiperen in plaats van ondergaan. Structureren in plaats van improviseren: dat is de sleutel om van een fiscale verplichting echt managementvoordeel te maken.

Nathalie Beernaert

Fiscaal jurist bij Cairn Juridisch

Cairn Juridisch is een onafhankelijk advocatenkantoor in Brussel, erkend om zijn expertise in ondernemingsrecht, fiscaliteit en geschillen. Hij biedt Belgische en internationale cliënten juridisch advies dat zowel nauwkeurig als responsief is.