Veel restauranthouders en hoteliers vragen hun klanten om een “bankafdruk” om aldus te voorkomen dat er ondanks de reservering niemand zou komen opdagen. Deze praktijk is vooral bedoeld als afschrikmiddel, om last minute annuleringen of no shows te voorkomen. Er bestaat geen enkele wettekst die dit verbiedt. Door Antoine Declève, advocaat & vennoot bij Cairn Legal
Deze bankafdruk kan worden beschouwd als een aanbetaling of als een voorschot.
– Een koper die een aanbetaling doet aan de verkoper, verbindt zich er onherroepelijk toe om tot de aankoop over te gaan, d.w.z. om de prijs te betalen. De aanbetaling is de eerste betaling bij de aankoop van goederen of diensten. De als aanbetaling betaalde bedragen worden afgetrokken van de totale prijs van de goederen of diensten. De verkoper die een aanbetaling ontvangt, verbindt zich er definitief toe de goederen te leveren of de dienst te verlenen. Als er een aanbetaling is gedaan, kan geen van de partijen de overeenkomst ontbinden.
– Als in het handelsdocument waarin de vooraf gestorte sommen worden vermeld, niet is aangegeven of het om een voorschot of een aanbetaling gaat, worden de voorschotten als aanbetalingen beschouwd. Artikel 1590 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de betaling van een voorschot de koper en de verkoper het recht geeft de bestelling te annuleren. De consument die de koop annuleert, verliest zijn aanbetaling. De verkoper die de bestelling annuleert, moet de klant het dubbele van het als aanbetaling betaalde bedrag terugbetalen. Behalve in het geval van een voorschot wordt er vooraf geen geld ingehouden. Pas als de klant niet opdaagt, kan het bedrag worden ingehouden.
In de praktijk betreft het verzoek het creditcardnummer, de kaarthouder, de vervaldatum en de veiligheidscode. Ontbreekt één van de drie elementen, dan kan in het algemeen geen betaling worden gedaan.
Opdat de aanvraag voor een bankafdruk geldig zou zijn, is het belangrijk dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1) Het bedrag dat kan worden ingehouden in geval van no-show moet worden vermeld. Dat bedrag mag niet buitensporig hoog zijn.
2) Er moet worden voorzien in een door de handelaar te betalen vergoeding die ten minste gelijk is aan de van de klant (consument) gevraagde vergoeding indien de tafel niet beschikbaar is.
3) De klant moet vooraf worden geïnformeerd over 1) de voorwaarden voor annulering (modaliteiten, opzegtermijn, d.w.z. de datum en de termijn waarop de klant zijn reservering nog kosteloos kan annuleren) en over de mogelijkheid om zijn afwezigheid te rechtvaardigen door overmacht, 2) de wijze waarop zijn persoonsgegevens worden verwerkt en het doel ervan.
“Een praktijk om last minute annuleringen of no shows te vermijden”
Wat de bewaringstermijn van de gegevens betreft, moeten zijn gegevens worden gewist zodra de klant komt opdagen. Indien hij niet komt opdagen, moeten de gegevens slechts worden bewaard totdat het geschil is opgelost.
Als er zich een geschil voordoet, moet de handelaar kunnen aantonen dat de klant in kennis is gesteld van de annuleringsvoorwaarden en dat hij deze heeft aanvaard. Daartoe beschikt de handelaar over een online boekingsfaciliteit en zorgt hij ervoor dat de klant een vakje aankruist waarin staat dat “de klant erkent de voorwaarden te hebben gelezen en aanvaard”, of zorgt hij ervoor dat hij van de klant een schriftelijke bevestiging krijgt dat hij de voorwaarden aanvaardt. Zo niet, dan kan de klant beweren dat het om een ongeoorloofde transactie gaat en een terugbetaling van zijn bank vragen.
Documenten (beschikbaar voor onze leden) :