BTW en catering: weet u zeker dat u het juiste tarief hanteert?

 

Wat met een brunch ter plaatse? Een puntzak friet om mee te nemen? Een maaltijd geleverd zonder bediening? Of een koffie aan de toog? In de horecasector heeft elke situatie wel fiscale gevolgen. Tussen verlaagde tarieven, regels voor de verdeling, documentatieverplichtingen en het btw-vrijstellingsstelsel vereist de correcte toepassing van de btw een grondige kennis van de geldende regels. Deze gids biedt een heldere, gestructureerde en actuele kijk op de btw-regels, geïllustreerd met concrete praktijkgevallen. Hij belicht vaak miskende subtiliteiten en waarschuwt voor valkuilen. Een onmisbaar instrument om fiscale nauwkeurigheid, juridische zekerheid en ondernemersrust te combineren.

Deur Nathalie Beernaert, Fiscaal juriste bij Cairn Juridisch

Wettelijk kader

De toepasselijke btw-tarieven en hun voorwaarden zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit nr. 20 van 20 juli 1970. Er gelden drie tarieven:

• Het normale tarief van 21 %, van toepassing op alle belaste handelingen tenzij anders bepaald;

• Het verlaagde tarief van 12 %, van toepassing op bepaalde diensten, zoals maaltijden die ter plaatse worden geconsumeerd in horecazaken;

• Het verlaagde tarief van 6 %, van toepassing op bepaalde leveringen van goederen, limitatief opgesomd, zoals kant-en-klare voedingswaren en niet-alcoholische dranken.

De bepaling van het juiste tarief hangt af van een juridische analyse van de aard van de handeling: een dienst of een levering van goederen. Hierbij speelt onder meer de plaats van consumptie, de aard van het product en de wijze van aanbieding een sleutelrol.

De belangrijkste scheidingslijn in de horecasector is die tussen consumptie ter plaatse in afhaalverkoop.

Lees ook > Planning en milieuvergunningen

Maaltijden ter plaatse geconsumeerd

Als een maaltijd wordt genuttigd op een plek die daarvoor is ingericht (tafels, stoelen, servies, bediening), wordt dit beschouwd als een dienst volgens het btw-wetboek. De toegevoegde waarde gaat hier immers verder dan het louter aanreiken van voedsel.

Volgens bijlage B van KB nr. 20 geldt in dat geval het verlaagde tarief van 12 % voor de maaltijd.

⚠️ Let op: dranken, alcoholisch of niet, vallen niet onder dit tarief en blijven onderworpen aan het standaardtarief van 21 %, zelfs wanneer ze deel uitmaken van een totaalformule. Dit vereist een duidelijke opdeling (ventilatie) van het ticket of de factuur.

Voorbeelden:

• Een klant eet een pizza, een salade en drinkt een glas wijn in een pizzeria: 12 % op de maaltijd, 21 % op de wijn.

• Een vast menu “voorgerecht-hoofdgerecht-drank” aan €25 vereist een gedetailleerde verdeling van de btw-tarieven.

• Brunch in hotel met zelfbediening: 12 % op het eten, 21 % op de drank.

• Ontbijtformule met koffie, croissant en sinaasappelsap ter plaatse: 12 % op voeding, 21 % op dranken.

Deze ventilatieplicht is een belangrijk aandachtspunt voor horeca-uitbaters.

Afhaalverkoop of levering

Wanneer voedingsproducten worden afgehaald of geleverd zonder bijkomende diensten, spreken we van een levering van goederen.

• Kant-en-klare voeding en niet-alcoholische dranken vallen onder het verlaagde tarief van 6 %, mits opgenomen in bijlage A van KB nr. 20.

• Alcoholische dranken en bepaalde producten (zoals kaviaar) vallen onder het tarief van 21 %.

Praktische voorbeelden:

• Broodje en frisdrank om mee te nemen: 6 %.

• Fles wijn of bier: 21 %.

• Bereide maaltijd geleverd via Uber Eats zonder bediening: 6 %.

⚠️ Producten die niet op bijlage A staan, vallen altijd onder 21 %, zelfs bij afhaling of levering.

Specifiek geval: foodtrucks en mobiele snacks

De btw-behandeling hangt hier sterk af van de omstandigheden:

1. Consumptie ter plaatse (binnen of buiten)

Als er infrastructuur is voorzien (tafels, stoelen, borden, bestek, tenten, enz.), is er sprake van een dienst: 12 % btw.

Voorbeelden:

• Statafels op een beurs met foodtrucks: dienst (12 %).

• Festival met zitplaatsen en eethoeken: dienst (12 %).

2. Afhaalverkoop

Geen of niet-gebruikte infrastructuur? Dan is het een levering van goederen: 6 % of 21 %.

Voorbeelden:

• Hotdog meegenomen zonder gebruik van tafels: levering.

• Voeding in meeneemverpakking geconsumeerd elders: levering.

3. Privé-evenementen

Wordt een foodtruck ingehuurd door een onderneming of particulier om op locatie te cateren, dan is het een dienst (12 %).

4. Publieke evenementen

De bezoeker betaalt de foodtruck rechtstreeks:

• Met infrastructuur = dienst (12 %).

• Zonder of geen gebruik ervan = levering (6 % of 21 %).

De verpakking (barquette, zakje, enz.) is een extra indicatie.

Automatenverkoop van maaltijden en dranken

Verkoop via automaten wordt beschouwd als levering van goederen.

• Niet-alcoholische dranken (frisdrank, sap, koffie, water): 6 %, indien opgenomen in bijlage A.

• Alcoholische dranken (bier, wijn, sterke drank): 21 %.

• Voorverpakte gerechten (pasta, croque-monsieur, soep): 6 % als in bijlage A, anders 21 %.

Van locatie van de automaat (straat, wachtruimte, kantoor) heeft geen invloed op het tarief.

Lees ook > Commerciële huurvernieuwing

Verplichting tot ventilatie en bewijsvoering

Volgens het btw-wetboek en KB nr. 1 van 29 december 1992 moeten handelingen met verschillende btw-tarieven expliciet geventileerd worden op kassabonnen of facturen.

De kassa’s (GKS – Geregistreerde Kassasystemen) moeten zo geconfigureerd zijn dat elk producttype correct wordt geregistreerd.

Bij gebreken kan de fiscus:

• De hele operatie herkwalificeren aan 21 %;

• Boetes opleggen;

• Rente op achterstallige btw vorderen.

⚠️ De bewijslast ligt bij de ondernemer: alle documentatie moet actueel en volledig zijn (technische fiches, menukaarten, kassaparameters, audits, commerciële documenten met toegepaste tarieven).

Btw-vrijstellingsregeling: toepassingsgebied en beperkingen

Volgens artikel 56bis van het btw-wetboek kunnen Belgische belastingplichtigen kiezen voor de vrijstellingsregeling als hun jaarlijkse omzet onder de €25.000 (excl. btw) blijft. Er geldt een tolerantie van 10 % overschrijding.

Dit facultatief systeem:

• Vrijstelt van btw-aangiften en facturatie;

• Laat echter geen aftrek van btw toe.

Het is geschikt voor zeer kleine structuren zoals mobiele snacks of occasionele activiteiten.

⚠️ Deze regeling is niet verenigbaar met een GKS, zelfs als die vrijwillig is geactiveerd, want het gebruik ervan impliceert btw-vermeldingen.

Een overschrijding van de omzetdrempel leidt automatisch tot overgang naar het gewone regime. Professionelen moeten dus waakzaam zijn bij seizoenspieken of activiteitsexpansie (levering, events, enz.).

Opgelet: vanaf 1 juli 2025 worden de toegangvoorwaarden tot dit regime aangescherpt onder de Europese hervorming “btw-vrijstelling 2025”.

Besluit

De btw-regels beheersen betekent: fiscale conformiteit, professionele geloofwaardigheid en gemoedsrust. Met duidelijke kennis, goed ingestelde tools en sluitende documentatie wordt de btw geen last meer, maar een beheersinstrument.

Anticiperen in plaats van ondergaan. Structureren in plaats van improviseren: dat is de sleutel om van een fiscale verplichting een echt managementvoordeel te maken.

Nathalie Beernaert

Fiscaal juriste bij Cairn Juridisch

Cairn Juridisch is een onafhankelijk advocatenkantoor in Brussel, erkend om zijn expertise in ondernemingsrecht, fiscaliteit en geschillen. Het biedt Belgische en internationale cliënten maatwerkoplossingen met juridische precisie en reactiviteit.