Vous êtes commerçant ? Vous tenez un établissement HoReCa ? Votre entreprise est active dans le milieu de l’événementiel ? Et vous vous apprêtez à vendre de l’alcool à vos clients ? Vous inaugurez votre commerce et vous souhaitez servir gratuitement de l’alcool ? Le 1819 vous présente quelques pistes pour voir clair dans les autorisations nécessaires et les démarches à entamer.
Pour commencer, voici deux précisions importantes pour s’y retrouver :
- De façon générale, les communes ont un rôle prépondérant dans les autorisations de vente d’alcool et des variantes peuvent exister entre les différentes communes;
- On distingue deux catégories dans les alcools : d’une part les vins et les bières et d’autre part les spiritueux ou alcools éthyliques (alcools de plus de 20°).
En offrant aux clients la possibilité de consommer leurs boissons alcoolisées sur place, le gérant d’un établissement HoReCa devra au préalable remplir une demande d’autorisation de vente d’alcools auprès de la commune où se situe l’établissement.
Comme deux catégories d’alcools existent, deux autorisations distinctes sont nécessaires. Mais elles sont souvent complémentaires. Si vous souhaitez vendre uniquement des bières et du vin, il faudra demander une autorisation de « débit de boissons ». Si au contraire vous souhaitez vendre des spiritueux, il vous faudra remplir une demande de « patente ». Suivant les communes, les appellations peuvent être regroupées sous une seule et même dénomination, celle de la « patente » que vous souhaitiez ou non vendre les deux types d’alcools.
Pour obtenir la patente ou le débit de boissons, il faut tout d’abord répondre à trois conditions :
- Présenter un permis d’environnement et d’urbanisme en ordre (cela signifie, entre autres, que l’affectation du local liée à l’activité que vous souhaitez exercer doit être exacte).
- Fournir un certificat de moralité. Dans le cas d’une société, il est exigé pour le gérant et tous les associés actifs. En principe, les employés sont aussi tenus d’en fournir un à la commune.
- Constituer un dossier administratif aussi connu sous le nom de « dossier HoReCa ». Ce dernier comprend généralement les éléments suivants :
- la preuve de l’inscription à la BCE et le n° d’entreprise ;
- une copie de la carte d’identité ;
- le numéro de la ou des unités d’établissement ;
- la copie des statuts dans le cas d’une société ;
- les autorisations AFSCA pertinentes ;
- un contrat d’enlèvement des déchets ;
- la preuve d’une assurance incendie ;
- l’avis des pompiers ;
- la preuve de conformité au niveau de l’électricité du bâtiment ;
- un rapport sur l’hygiène de l’établissement délivré par la commune après visite du lieu (ce dernier diffère ainsi de l’AFSCA) ;
- et, s’il y en a un, une copie du bail commercial.
Le débit de boissons et la patente sont nominatifs. Les frais de dossier devraient être réglés une fois pour toute.
Les commerçants
En tant que commerçant, la demande d’autorisation de vente d’alcools se fait auprès de l’administration des douanes et accises via le formulaire « Alcool éthylique et boissons alcoolisées de type commerçant » (DOC). Vous pouvez ainsi demander en une seule fois l’autorisation de vendre tant des bières que des vins ou des spiritueux.
Si l’autorisation principale se fait au niveau fédéral, ne minimisez pas pour autant le rôle de votre commune ! Même si, comme commerçant, vous n’offrez pas la possibilité à vos clients de consommer sur place des boissons alcoolisées, à partir du moment où vous souhaitez vendre de l’alcool, la commune peut vous demander un certificat de moralité, et éventuellement une autorisation spéciale du type « vente pour les spiritueux ».
Un conseil dès lors, consultez votre commune pour vous assurer de toutes les conditions à remplir et ainsi ne commettre aucun impair même par inadvertance !
Quid en cas d’événement ponctuel dans une salle de fêtes ou autre établissement lorsque l’organisateur offre à ses clients la possibilité de consommer sur place des boissons alcoolisées ? Des autorisations sont toujours nécessaires. On distingue par contre les obligations liées au local et à son propriétaire de celles liées à l’organisateur de l’événement (ayant le statut d’indépendant ou une société).
La procédure est généralement la suivante (sauf variantes entre communes) : pour louer la salle à l’organisateur de l’événement, le propriétaire de celle-ci doit pouvoir présenter un dossier administratif (ou HoReCa) en ordre, c’est-à-dire un permis d’urbanisme conforme, les autorisations AFSCA, un contrat d’incendie, l’avis des pompiers, etc.
Quant à l’organisateur, il doit demander une autorisation de « débit de boissons » et/ou de « patente » suivant les alcools qu’il souhaite vendre. Pour l’obtenir, il devra présenter un certificat de moralité ainsi qu’une copie de sa carte d’identité à la commune concernée. Il en va de même pour tous ceux qui travailleront le jour même de l’événement.
Qu’en est-il des autorisations si un indépendant organise un événement éphémère (comme l’inauguration d’un commerce de vêtements d’enfants, l’inauguration d’une galerie d’art, une manifestation culturelle, etc.) et qu’il offre dans ce cadre une dégustation gratuite d’alcool ?
La réponse varie considérablement d’une commune à une autre : pour certaines, il sera indispensable qu’il présente un certificat de moralité (ainsi que toute personne qui servira les boissons) et qu’il demande une patente, et pour d’autres absolument pas.
Si vous tenez un établissement HoReCa ou une société dans l’événementiel, la commune sera votre interlocuteur principal. Tandis que l’administration des douanes et accises vous servira de référant si vous êtes commerçant.
Mais si le 1819 ne devait vous donner qu’un seul conseil, ce serait celui de ne pas minimiser le rôle des communes et leurs procédures (ainsi que les délais), car des variantes importantes peuvent survenir entre elles ! Pour les contacter, le service adéquat est souvent celui des classes moyennes. Certaines d’entre elles ont aussi une cellule qui s’occupe spécifiquement des commerces HoReCa.
Auteur/Organisation: 1819 – Charlotte Tordeur