Vous êtes nombreux à venir vers notre Fédération avec une nouvelle problématique : votre restaurant affiche complet et fonctionne bien, mais financièrement vous ne vous en sortez pas. En tant qu’ASBL, la Fédération Horeca Bruxelles ne peut pas proposer un service de consulting payant mais elle peut, par contre, offrir une base 360°, un outil pour cibler où se situe le problème et améliorer la rentabilité de votre établissement. Nous avons travaillé avec de nombreuses données et professionnels du secteur pour créer cette roue.
Mon restaurant est plein, mais je ne m’en sors pas financièrement
Cette « Roue de la Rentabilité » se compose de 8 axes à analyser et sans cesse à réévaluer ; le concept, les primes et subsides, le bail, le personnel, l’achat matières, le prix de vente et les ratio et la communication. Rien ne doit être laissé au hasard, et nous allons vous donner des pistes.
1. Concept
Le concept est peut-être la première étape indispensable lorsqu’on ouvre un établissement Horeca, car cela impacte toutes les décisions ultérieures. Par exemple, le business plan sera très différent si on veut ouvrir un snack ou un restaurant haut de gamme. Cela aura également un impact sur les primes et subsides qu’on pourra recevoir, la clientèle et le personnel recherché, la manière de communiquer… Bref, c’est essentiel de définir son concept, et de le redéfinir si besoin.
GEL
Que vous désiriez lancer un nouveau concept et/ou évaluer votre concept actuel, vous pouvez faire appel aux GEL’s (Guichets d’Économie Locale) de Bruxelles. Les GEL’s sont un organisme d’accompagnement gratuit pour toute personne qui souhaite monter un projet à Bruxelles. Il y a un aspect pré-création, pour les personnes ayant besoin d’aide lors du lancement, et un aspect post-création. Celui-ci vient en aide aux entrepreneurs en difficulté en challengeant leurs concepts, leurs business plans ou en les dirigeant vers d’autres organismes, comme le HUB Brussels.
Citer Sorgeloose&Trice pour vous aider dans votre recherche de commerce est une évidence, attention il est important de se faire aider par un avocat lors d’un coup cœur sur un local (point 3 de la roue).
2. Primes et subsides
Si vous avez des questions, vous pouvez aussi vous diriger vers hub.brussels. L’agence bruxelloise spécialisée dans l’accompagnement d’entreprise a pour objectif d’aider tout projet d’entreprise naissant ou tout commerce déjà établi souhaitant se développer au niveau régional, national ou international. Ceux-ci travaillent également en étroite collaboration avec Bruxelles Économie et Emploi, compétente pour distribuer des subsides.
« hub.brussels ne distribue pas de subsides », explique Laurine Kerpelt, responsable de la communication du département retail, « Mais pour certains projets nous nous associons à Bruxelles Économie et Emploi pour gérer la partie administrative, process et versement de subsides. »
Le département BU Retail coordonne les projets, recrute les candidats et peut coacher ces derniers afin de les faire évoluer dans le secteur Horeca. Pour l’instant, OpenSoon est l’un des subsides à l’ouverture de commerce mis en avant par hub.brussels. « Celui-ci met en avant les investissements en matière de durabilité », explique Laurine. « Au plus le projet est durable, au plus les subsides seront importants. »
Plusieurs autres primes et subsides sont disponibles, que vous soyez une start-up ou un indépendant déjà bien établi. « Un commerce ou une entreprise qui est accompagné par hub.brussels bénéficie d’une durée de vie plus longue qu’un commerce qui ne se fait pas accompagner », explique Laurine. « Nous nous occupons de vérifier le business plan, le mood board, le concept, la communication, etc. L’idée est d’anticiper les problèmes et de se faire accompagner en amont. Il ne faut vraiment pas hésiter à pousser la porte et à demander de l’aide si besoin. »
Il faut noter que toutes les demandes de subsides doivent être introduites avant d’effectuer des travaux et d’émettre des factures. Le site internet de la région www.mybee.be est très accessible et les demandes en ligne sont assez simples à introduire. Le service est gratuit et efficace.
3. Bail
Pour votre bail, il y a plusieurs points à examiner avec soin :
- Prendre connaissance de la désignation urbanistique du lieu. Vous pouvez la demander à votre commune qui vous renseignera.
- Un permis est-il nécessaire ?
- Le bail est-il en adéquation avec la désignation du commerce ; vous voulez ouvrir un bar dans un restaurant, est-ce possible ? Si ce n’est pas stipulé dans le bail, faites attention.
- Un droit de préemption est toujours une belle protection pour le locataire à ne pas négliger.
- Une terrasse en intérieur d’îlot ne veut pas dire que vous avez le droit de l’exploiter commercialement.
- Les baux liés à un contrat de brasserie sont les plus exigeants, les conditions doivent être bien évaluées avec un avocat avant signature.
4. Personnel
Pour une entreprise Horeca, la masse salariale représente un coût important voire la charge fixe la plus élevée d’une société. C’est souvent une grande source d’angoisse et de questionnement pour l’entrepreneur. Ce point 4 ne doit pas être négligé. La question à se poser : Comment optimiser vos coûts, tout en déclarant honnêtement vos employés ?
La Fédération Horeca Bruxelles propose une permanence sociale avec David Debin tous les mardis matin, pour comprendre divers points essentiels comme le calcul des salaires, l’inflow/flow/outflow. bénéficier de conseils sociojuridiques, d’audits et d’outsourcing. Rationaliser les coûts du personnel en analysant les fonctions qui sont moins essentielles, vous permettra de réaliser des économies substantielles sur le long terme.
L’optimisation des heures et des salaires est l’un des points essentiels lorsqu’on ne comprend pas pourquoi un établissement n’est pas rentable. L’utilisation de plusieurs statuts, comme étudiant, flexi, extra, stagiaires, etc. peuvent également être une option pour réaliser des économies.
5. Achat des matières
Après avoir défini les informations principales, comme le nombre de mètres carrés, de tables et de sièges, la localisation, le type de clientèle et le choix du concept, il est temps d’optimiser les marges brutes. Mais pour ce faire, il faut connaître son établissement jusqu’au centime près.
Plusieurs entreprises ont développé des outils pour vous aider à faire vos calculs d’achat/vente et pour connaître le juste prix. Citons Grainz mais aussi de simples logiciels avec des bases de calculs déjà inscrites dans un document Excel.
Grainz
« En général, un gérant ne perçoit l’augmentation de certains prix qu’après plusieurs mois », explique Nick. « Je voulais être capable de calculer mes marges brutes en temps réel et de gérer au centime près ce que je dépense et ce que je vends. »
Pour que le software fonctionne correctement et que la magie opère, l’utilisateur doit faire un premier set-up, en encodant les recettes, les plats, les livraisons des fournisseurs, etc. « Ensuite, plus aucun travail supplémentaire n’est requis, puisque le logiciel récupère les informations nécessaires dans les actions quotidiennes du gérant », explique Nick. « C’est-à-dire passer ses commandes, vérifier ses livraisons et faire un inventaire de temps en temps. C’est simple et tout est sous contrôle à tout moment. »
Créer de la concurrence entre fournisseurs / distributeurs
Si, même en connaissant votre établissement par cœur, vous avez des soucis pour l’achat des matières premières, pensez à renégocier le prix de vos produits avec votre fournisseur. Travailler avec un second fournisseur est également une option pour faire jouer la concurrence. Une autre option pour réduire les prix est le groupement d’achats ou la carte de réduction.
6 et 7. Prix de vente et ratio
Une autre étape très importante dans la gestion de son établissement : l’analyse des coûts fixes et variables. Ceci est une estimation et peut évoluer selon le concept et les choix en matière de gestion.
| Coûts | Pourcentage maximum du chiffre d'affaires |
|---|---|
| Loyer et frais fixe (crédits...) | Entre 10 et 12% |
| Gaz, éléctricité et eau | Environ 3% (en évolution pour l'instant dû à la crise énergétique) |
| Contrats d'entretien (exemple : hotte, nuisibles...) et propreté (exemple : papier toilette, produits de nettoyage...) | Autour des 7% |
| Le salaire du gérant | Aux alentours des 8% |
| Personnel et food cost | 70% restant |
Il est clair que le taux de remplissage d’un restaurant ne définit pas toujours le succès de ce dernier. Pour avoir une gestion saine, il est impératif de bien gérer ses ratios, son personnel et d’avoir un lieu fonctionnel.
Frais fixes et presque fixes
Un des pièges concernant le ratio chiffre d’affaires/rentabilité est le loyer et les frais fixes, comme les crédits d’investissement. Ces frais-là sont des frais fixes et ils sont incompressibles. Peu importe le chiffre d’affaires ou la situation économique, ceux-ci devront être payés. Ces frais fixes ne doivent pas dépasser les 12% de votre chiffre d’affaires, sinon il y a un risque que ces frais ne soient pas cohérents avec votre concept. Si vous y ajoutez les frais de gaz, électricité et eau, vous devriez être aux alentours de 15% du C.A.
On peut y ajouter les frais ‘presque fixes’, comme les contrats d’entretien des hottes et ceux contre les nuisibles. Ceux-ci ne peuvent pas dépasser 7% du CA.. Les produits de nettoyage et le papier toilette, par exemple, font également partie de cette catégorie.
Frais variables
Tous les frais fixes devraient donc osciller entre 20 et 25% du chiffre d’affaires. Si ce montant est supérieur, il faut être très prudent car il pourrait y avoir une incohérence ou un problème à solutionner. Pour qu’une affaire soit rentable, il faut également pouvoir se payer entre 5 et 10%.
Si les comptes sont corrects, il reste environ 70% pour les frais variables purs : le foodcost et la masse salariale (personnel). Les deux sont intimement liés et dépendent du concept choisi. Un foodcost important pourra être contrebalancé par une masse salariale moins importante, et vice et versa. L’important est d’être à l’équilibre et de calculer. Si les pourcentages donnés sont supérieurs, il peut être intéressant de revoir la rentabilité de chaque service.
Personnel et foodcost
Pour le coût du personnel, il n’y a qu’une manière de calculer : demander à son secrétariat social en fin de trimestre l’exact coût salarial. Un aspect est souvent oublié dans ce calcul, c’est le choix du lieu. Il doit être fonctionnel et cohérent pour ne pas générer des coûts de personnel supplémentaires. Par exemple, si vous avez une cuisine en sous-sol, il faudra prendre en compte qu’un membre du personnel sera payé pour faire les allers-retours entre la cuisine et la salle. Même constat pour un deuxième étage ou une salle supplémentaire.
Mais, pour le foodcost, cela se corse. Il y a le foodcost théorique, calculé par un comptable (ou par soi-même) en divisant le chiffre d’affaires par le coût des achats. Et il y a le foodcost réel, calculé par soi-même, en pesant chaque ingrédient dans chaque assiette. L’ennemi numéro un de l’Horeca et de la rentabilité, c’est le « à peu près », car celui-ci se traduira tôt ou tard par des erreurs et des pertes. Il faut donc grammer, portionner et travailler des produits en cohérence avec son ticket moyen. Pour quelqu’un qui se lance dans l’Horeca, il est donc important d’avoir des connaissances en matière de gestion. Pour trouver toutes les informations pour réaliser ces calculs, vous pouvez faire appel à votre comptable, afin de faire une analyse des chiffres via la caisse. Se faire entourer is the key.
8. Communicatie
Qu’il s’agisse d’ouvrir un nouvel établissement ou d’améliorer un concept existant, une bonne communication est indispensable. Êtes-vous sur les réseaux sociaux ? Alimentez-vous régulièrement votre site internet ? Savez-vous comment être présent dans la presse ? Là encore, il faut se poser les bonnes questions et ne pas hésiter à demander de l’aide.
Réseaux sociaux et stratégie
Il est important de prendre du temps pour organiser ses réseaux sociaux et créer/améliorer son site internet. Tout se digitalise et beaucoup de clients passent par certaines applications avant de faire leur choix de restaurant, bar, café ou boîte de nuit. Il existe énormément d’informations en ligne concernant la création d’un site internet, son optimisation et la manière optimale pour se lancer sur les réseaux sociaux, etc. Là aussi des subsides peuvent être obtenus (point 2 de la roue) Il est également possible de se mettre sur plusieurs sites de référencement d’établissements Horeca mais vous devez toujours lire les petites lignes qu’on ne voit pas toujours…. Certains sites ne sont pas très fiables et sont peu scrupuleux.
A côté de ces outils très pragmatiques, il y a plusieurs stratégies à adopter pour communiquer et atteindre les clients souhaités. Parmi celles-ci, on pointe le Good Food. La Région mise beaucoup sur la transition du système alimentaire vers un système plus durable. Participer à la stratégie Good Food c’est basculer vers une communication à propos de durabilité et d’avenir. Une manière de se définir et d’atteindre un public particulier. Cette stratégie n’est pas uniquement une manière de se profiler et de communiquer, mais c’est aussi un label avec des critères à respecter, une démarche à mettre en avant… Il s’agit là d’un vrai secteur en progression, qui va dans le sens de ce que les gens recherchent aujourd’hui.
+ Autres organismes à ne pas oublier
Beci
Citons un organisme qui ne rentre pas dans les cases : Beci, la Brussels Entreprises Commerce & Industry. Ce partenariat entre la Chambre de Commerce et l’Union des Entreprises de Bruxelles représente deux tiers de l’emploi à Bruxelles et plus de 35.000 entreprises et entrepreneurs. Beci repose sur trois piliers majeurs : la défense des intérêts, de nouvelles plateformes et une maison ouverte pour sa communauté.
« Chez Beci on met en contact les gens qui doivent se voir et se parler », explique Olivier Willocx, CEO de Beci. « On a créé une vraie communauté d’entraide. » Jan De Brabanter, Secrétaire Général, renchérit : « Nous sommes capables de nous faire entendre en tant que seule organisation patronale au niveau de la Région ».
Cette communauté réfléchit à la manière de solutionner un problème. Pour l’instant, Olivier et Jan se concentrent sur les solutions pour contrer les augmentations de prix de l’énergie. Une médiation se met en place, via Beci, entre les entreprises et leurs fournisseurs d’électricité. « Cela fait des années qu’on travaille ainsi ; en essayant de résoudre des conflits sans litiges. »
Services communaux
Il existe également, dans chaque commune de Bruxelles, des services communaux Horeca. Il est intéressant de consulter leur site pour toutes les informations communales, comme les primes, les services et les conditions, afin de se lancer et de maintenir votre établissement Horeca (point 1 et 3 pour l’implantation de votre commerce)
Fédération Horeca Bruxelles
La Fédération Horeca Bruxelles est là pour vous informer, vous conseiller et contribuer à la formation aux métiers de l’Horeca. Nous sommes le seul représentant officiel du secteur Horeca et nous visons à revaloriser l’image des métiers de l’Horeca vis-à-vis des médias et du grand public. Nous n’avons malheureusement pas réponse à tout. Mais nous avons les contacts des personnes et des organisations qui peuvent vous aider. N’hésitez pas à demander de l’aide, des informations ou à nous faire part de vos remarques concernant le secteur.
L’équipe de la Fédération Horeca Bruxelles a fait le maximum pour créer un outil afin de vous aider à trouver l’éventuel problème lié à la rentabilité de votre établissement. Car c’est là qu’est tout l’art de la chose. Une fois le problème identifié, il n’y a plus qu’à trouver la solution adaptée ! Ensemble pour l’Horeca !
Nous sommes des indépendants très pris et impliqués dans nos business respectifs mais il faut savoir lever la tête de votre quotidien, voir et comprendre comment les autres font et échanger pour générer un nouveau mode de fonctionnement plus rentable.
Contacts utiles
- Sorgeloose&Trice
- LEK Brussel
- hub.brussels
- HorecaFocus
- Grainz
- Horeca Academy Brussels
- Horeca Forma Be Pro
- Beci
- Services communaux Horeca
- Federatie Horeca Brussel
*Ceci ne veut pas dire que seules les organisations citées sont intéressantes pour les entrepreneurs.
**Nous ne sommes en aucun cas responsable des faillites.