Het rendementswiel, een gebruikersgids om de horeca te helpen
Be Horeca

Het rendementswiel, een gids om de horeca te helpen

 

Velen onder u komen aankloppen bij de Federatie met vragen rond een nieuwe problematiek: uw restaurant zit vol en draait goed, maar financieel redt u het niet. Als vzw kan de Federatie geen betalende consulting diensten bieden, maar ze kan wel een globaal kader ter beschikking stellen in de vorm van een tool, om uit te zoeken waar de kern van het probleem zit en zo de rentabiliteit van uw etablissement verbeteren. Om dat RAD samen te stellen, hebben we samengewerkt met heel wat vakmensen uit de sector en ons gebaseerd op een grote hoeveelheid data.

Mijn restaurant zit vol, maar ik kom financieel niet rond

Roue de la Rentabilité
Roue de la Rentabilité

Het rentabiliteitsrad bestaat uit acht pijlers die permanent geanalyseerd en geëvalueerd moeten worden: concept, premies en subsidies, huurcontract, personeel, aankoop grondstoffen, verkoopprijs en ratio en communicatie. Niets mag aan het toeval worden overgelaten.

 

1. Concept

Het concept is misschien wel de belangrijkste eerste stap bij het openen van een horecabedrijf, omdat het alle latere beslissingen beïnvloedt. Het businessplan zal bijvoorbeeld heel anders zijn naargelang u een snackbar of een chic restaurant wilt openen. Het concept zal ook invloed hebben op de premies en subsidies die u kunt ontvangen, de klantenkring en het personeel dat u zoekt, de manier waarop u communiceert… Kortom, het is essentieel om uw concept te definiëren, en zo nodig te herdefiniëren.

Lokale economieloketten

Of u nu een nieuw concept wilt lanceren en/of uw huidige concept wilt evalueren, u kunt een beroep doen op de LEK’s (Lokale Economieloketten) van Brussel. Ze vormen een gratis ondersteunende organisatie voor iedereen die in Brussel een project wil opzetten. U kunt er terecht nog vóór de oprichting, als u hulp nodig heeft bij de lancering, maar ook na de opening, als u het moeilijk zou krijgen; dan helpt zo’n LEK u door uw concept en businessplan in vraag te stellen of door u door te verwijzen naar andere organisaties, zoals hub.brussels (het Brussels Agentschap voor Bedrijfsondersteuning).

Sorgeloose&Trice kan u helpen bij uw zoektocht naar een bedrijf; het is belangrijk om de hulp van een advocaat in te roepen als u een bepaald pand op het oog heeft (punt 3 van het Rad).

 

2. Premies en subsidies

Als u vragen heeft, kunt u ook terecht bij hub.brussels. Dit Brusselse agentschap dat gespecialiseerd is in bedrijfsondersteuning, stelt zich tot doel elk nieuw businessproject of elke gevestigde onderneming die zich op regionaal, nationaal of internationaal niveau wil ontwikkelen, bij te staan. Het agentschap werkt ook nauw samen met Brussel Economie en Werkgelegenheid, dat verantwoordelijk is voor de subsidietoekenning.

"hub.brussels kent geen subsidies toe”, aldus Laurine Kerpelt die verantwoordelijk is voor de communicatie van het retaildepartement. “Maar voor bepaalde projecten werken we samen met Brussel Economie en Werkgelegenheid voor het beheer van het administratieve gedeelte, het proces en de uitbetaling van de subsidies.

De BU Retail coördineert de projecten, werft de kandidaten en kan hen coachen om ze vooruit te helpen in de horeca. Voorlopig is OpenSoon één van de subsidies voor het openen van een bedrijf die hub.brussels in de kijker zet. “Deze subsidie richt zich op investeringen in duurzaamheid”, zegt Laurine. “Hoe duurzamer het project, hoe groter de subsidie.

Er bestaan verschillende andere aanmoedigende premies en subsidies, zowel voor startende zelfstandigen als voor gevestigde ondernemingen. “Een bedrijf dat ondersteund wordt door hub.brussels, heeft een langere levensduur dan een bedrijf dat het zonder steun moet redden”, legt Laurine uit. “Wij analyseren het businessplan, het moodboard, het concept, de communicatie, enz. Het idee is om te anticiperen op problemen die zich zouden kunnen voordoen. Niemand zou mogen aarzelen om bij ons aan te kloppen om hulp te vragen indien nodig.

Alle subsidieaanvragen moeten worden ingediend voordat de werkzaamheden worden uitgevoerd en er facturen worden opgesteld. De website van het gewest www.mybee.be is zeer toegankelijk en aanvragen kunnen makkelijk online worden ingediend. De dienst is gratis en efficiënt.

 

3. Huurovereenkomst

Wat uw huurovereenkomst betreft, zijn er verschillende punten die u zorgvuldig moet onderzoeken:

  • Informeer naar de stedenbouwkundige bestemming van de locatie. U kunt dit navragen bij uw gemeente, die u informatie zal verstrekken.
  • Is er een vergunning nodig?
  • Is het huurcontract in overeenstemming met de bestemming van het bedrijf; wilt u een café openen in een restaurant? Als het niet in het huurcontract staat, wees dan voorzichtig.
  • Een recht van voorkoop is altijd een goede bescherming voor de huurder en mag niet over het hoofd worden gezien.
  • De aanwezigheid van een terras binnen in een blok betekent niet automatisch dat u het recht heeft om het commercieel uit te baten.
  • Huurovereenkomsten die verbonden zijn aan een brouwerijcontract zijn de meest dwingende; schat de voorwaarden goed in en doe een beroep op een advocaat alvorens te tekenen.

 

4. Personeel

Voor een horecabedrijf vormen de lonen een aanzienlijke uitgavepost, ze vertegenwoordigen zelfs de hoogste vaste kosten van een bedrijf. Het is vaak een grote bron van angst en vragen voor de ondernemer. Dit punt mag niet worden verwaarloosd. U moet zich afvragen hoe u uw kosten kunt optimaliseren en tegelijkertijd uw werknemers een eerlijk statuut geven.

De Federatie Horeca Brussel biedt elke dinsdagochtend een sociale permanentie met David Debin, om inzicht te geven in verschillende essentiële punten, zoals de berekening van de lonen, instroom/uitstroom, sociaal-juridisch advies, audits en outsourcing. Door de personeelskosten te rationaliseren en uit te zoeken welke functies minder essentieel zijn, kunt u op lange termijn aanzienlijk besparen.

Het optimaliseren van uren en lonen is één van de belangrijkste aspecten als het niet duidelijk is waarom een etablissement niet rendabel is. Het gebruik van verschillende statuten – zoals studenten, flexi-jobs, extra’s, stagiairs, enz. – kan ook een optie zijn om geld te besparen.

 

5. Aankoop grondstoffen

Als u eenmaal de belangrijkste kenmerken bepaald heeft – zoals het aantal vierkante meters, tafels en zitplaatsen, de locatie, het soort klanten en de keuze van het concept – is het tijd om de brutomarges te optimaliseren. Maar daarvoor moet u tot op de cent op de hoogte zijn van alles wat er in uw etablissement omgaat.

Er bestaan diverse tools om u te helpen bij de berekening van uw aankopen en verkopen, en om de juiste prijs te vinden. Eén daarvan is Grainz, maar er zijn ook eenvoudige softwareprogramma’s met alvast in een Excel-file ingevoerde berekeningsbasissen.

Grainz

"Meestal voelt een zaakvoerder prijsstijgingen pas na enkele maanden”, aldus Nick. “Ik wilde mijn brutomarges in real time kunnen berekenen en tot op de cent beheren wat ik uitgeef en wat ik verkoop.

Opdat de software juist zou werken, moet de gebruiker een eerste set-up instellen: de recepten en gerechten invoeren, alsook de leveringen van de leveranciers, enzovoort. “Daarna is er geen extra werk meer nodig, want de software haalt de nodige informatie uit de dagelijkse handelingen van de uitbater”, zegt Nick. “Bestellingen plaatsen, leveringen controleren en af en toe de inventaris opmaken. Het is eenvoudig en alles is te allen tijde onder controle.

Leveranciers/distributeurs naast elkaar leggen

Als u tot in het kleinste detail op de hoogte bent van wat er in uw etablissement gebeurt en toch problemen heeft met de aankoop van grondstoffen, overweeg dan opnieuw te onderhandelen met uw leverancier over de prijs van uw producten. Werken met een tweede leverancier is ook een optie, zodat u kunt gebruikmaken van hun concurrerende positie. Een andere mogelijkheid om de prijzen te drukken, zijn groepsaankopen of kortingkaarten.

 

6 en 7. Verkoopprijzen en ratio

Een andere heel belangrijke etappe in het beheer van uw etablissement is de analyse van de vaste en de variabele kosten. De verdeling hierna is een schatting die kan verschillen naargelang het concept en de uitbatingskeuzes.

KostenMaximumpercentage van de omzet
Huur en vaste kosten (kredieten,…)Tussen 10 en 12%
Gas, elektriciteit en waterOngeveer 3% (momenteel schommelend, door de energiecrisis)
Onderhoudscontracten en schoonmaakOngeveer 7%
Loon zaakvoerderOngeveer 8%
Personeel en food costDe overige 70%

Het is duidelijk dat de bezettingsgraad van een restaurant niet altijd bepalend is voor zijn succes. Voor een gezond beheer, is het belangrijk om de ratio’s en het personeel goed te beheren en een functionele plek te hebben.

Vaste en zo goed als vaste kosten

Eén van de valkuilen voor de omzet/winstratio komt van de huur en de vaste kosten, zoals investeringskredieten. Vaste kosten kunnen niet worden verminderd en ongeacht de omzet of de economische situatie moet u ze betalen. Ze mogen nooit meer bedragen dan 12% van uw omzet. Als u de kosten van gas, elektriciteit en water erbij telt, zou u aan ongeveer 15% van de omzet moeten zitten.

Daar moet u de ‘bijna vaste’ kosten bijtellen. Denk aan onderhoudscontracten voor dampkappen en ongediertebestrijding. Deze mogen niet meer bedragen dan 7% van de omzet. Schoonmaakmiddelen en toiletpapier vallen bijvoorbeeld ook in deze categorie.

Variabele kosten

Alle vaste kosten zouden dus tussen 20 en 25% van de omzet moeten vertegenwoordigen. Als dit meer is, moet u zeer voorzichtig zijn omdat er misschien sprake is van inconsistentie of een probleem dat moet worden opgelost. Als een bedrijf winstgevend wil zijn, dan moet u uzelf tussen 5 en 10% kunnen betalen.

Als u juist gerekend heeft, blijft er ongeveer 70% over voor zuiver variabele kosten: voeding en loonkosten (personeel). De twee zijn nauw met elkaar verbonden en hangen af van het gekozen concept. Hoge voedingskosten kunnen worden gecompenseerd door een lagere loonlast, en omgekeerd. Het belangrijkste is om evenwichtig te zijn en te rekenen. Indien de uiteindelijke percentages hoger liggen, kan het de moeite lonen om de rentabiliteit van elke dienst te herbekijken.

Personeel en voedingskosten

Er is maar één manier om de personeelskosten te berekenen: vraag uw sociaal secretariaat aan het eind van het kwartaal om de exacte loonkosten. Een aspect dat bij deze berekening vaak wordt vergeten, is de keuze van de locatie. Die moet functioneel zijn, om geen extra personeelskosten te veroorzaken. Als u bijvoorbeeld een keuken in de kelder heeft, moet u er rekening mee houden dat een personeelslid betaald wordt om heen en weer te lopen tussen de keuken en de zaal. Hetzelfde geldt voor een tweede verdieping of een extra zaal.

De kwestie van de voedingskosten is ingewikkelder. Er zijn de theoretische voedingskosten, die door een boekhouder (of door uzelf) worden berekend door de omzet te delen door de aankoopkosten. Maar daarnaast zijn er de reële voedselkosten, door uzelf berekend, door elk ingrediënt op elk bord af te wegen.

De grootste vijand van de horeca en van de rentabiliteit is “ongeveer”, want vroeg of laat leidt dit tot fouten en verliezen. U moet dus afwegen, verdelen en werken met producten al naargelang de gemiddelde prijzen in uw etablissement. Voor iemand die begint in de horeca is het dus belangrijk om managementkennis te hebben. Om alle informatie die u voor deze berekeningen nodig heeft te vinden, kunt u een beroep doen op uw boekhouder om de cijfers via de kassa te analyseren. Laat u omringen door de juiste mensen: dat is essentieel!

 

8. Communicatie

Of u nu een nieuwe vestiging opent of een bestaand concept verbetert, goede communicatie is essentieel. Zit u op de sociale media? Werkt u uw website regelmatig bij? Weet u hoe u persaandacht krijgt? Ook hier moet u zichzelf de juiste vragen stellen en niet aarzelen om hulp te vragen.

Sociale netwerken en strategie

Het is belangrijk de tijd te nemen om uw sociale media te organiseren en uw website te maken/verbeteren. Alles gaat digitaal en veel klanten maken gebruik van bepaalde apps om een restaurant, café of nachtclub te kiezen. Online vindt u veel informatie over hoe u een website kunt aanmaken en optimaliseren, over hoe u aan de slag kunt gaan met de sociale netwerken, enz. Hiervoor kunt u trouwens subsidies aanvragen (punt twee van het rad). U kunt zich ook laten opnemen op verschillende referentiërende websites die verwijzen naar horecagelegenheden, maar lees wel eerst de kleine lettertjes: sommige sites zijn niet erg betrouwbaar en weinig scrupuleus.

Naast deze zeer pragmatische hulpmiddelen zijn er verschillende strategieën om te communiceren en de gewenste klanten te bereiken. Eén daarvan is Good Food. De regio besteedt veel aandacht aan de transitie naar een duurzamer voedingssysteem. Als u aansluit bij de Good Food-strategie, schakelt u over op communicatie over duurzaamheid en de toekomst. Het is een manier om uw etablissement te positioneren en een bepaald publiek te bereiken.

 

Andere niet te vergeten instanties*

Beci

Een organisatie die in geen enkel hokje past, is Beci, wat staat voor Brussels Entreprises Commerce & Industry. Dit partnerschap tussen de Kamer van Koophandel en het Verbond van Ondernemingen in Brussel vertegenwoordigt twee derde van de werkgelegenheid in Brussel en meer dan 35.000 bedrijven en ondernemers. Beci steunt op drie belangrijke pijlers: belangenbehartiging, nieuwe platformen en een open huis voor zijn community.

"Bij Beci brengen we mensen samen die elkaar moeten zien en spreken”, aldus Olivier Willocx, CEO van Beci. “We hebben een echte gemeenschap van wederzijdse steun gecreëerd.” Jan De Brabanter, secretaris-generaal, vervolgt: “Wij kunnen als enige werkgeversorganisatie op gewestelijk niveau onze stem laten horen.

Deze gemeenschap denkt na over manieren om problemen op te lossen. Momenteel concentreren Olivier en Jan zich op oplossingen om de stijging van de energieprijzen te beheren. Via Beci wordt bemiddeling opgezet tussen bedrijven en hun elektriciteitsleveranciers. “We werken al jaren zo, proberen conflicten op te lossen zonder te procederen.

Gemeentelijke diensten

Elke Brusselse gemeente beschikt ook over gemeentelijke horecadiensten. Het is de moeite waard hun site te raadplegen voor alle gemeentelijke informatie, zoals premies, diensten en voorwaarden, om uw horecabedrijf te starten en te behouden (punten 1 en 3 voor de oprichting van uw bedrijf).

Federatie Horeca Brussel

De Federatie Horeca Brussel is er om u te informeren, te adviseren en bij te dragen aan opleidingen in de horeca. Wij zijn de enige officiële vertegenwoordiger van de horeca en streven ernaar het imago van de horeca bij de media en het grote publiek te verbeteren. Helaas kunnen we niet altijd helpen, maar we weten wel bij welke mensen en organisaties u terechtkunt. Aarzel niet om hulp en informatie te vragen of opmerkingen over de sector te delen.

 

Het team van de Federatie Horeca Brussel heeft zijn uiterste best gedaan om een tool te creëren waarmee u het mogelijke probleem met betrekking tot de rentabiliteit van uw zaak kunt opsporen. Want dat is precies de kunst. Als het probleem eenmaal is vastgesteld, hoeft u alleen nog maar de juiste oplossing te vinden!**

Wij zijn zelfstandigen die het erg druk hebben en betrokken zijn bij de werking van onze respectieve bedrijven, maar soms is het nodig even afstand te nemen van de dagelijkse routine om te begrijpen hoe anderen dingen doen, en ideeën uit te wisselen om een nieuwe en meer winstgevende manier van werken te genereren.

 

Nuttige contactgegevens

 

*Dit betekent niet dat alleen de genoemde organisaties interessant zijn voor ondernemers.

**Wij zijn op geen enkele manier verantwoordelijk voor faillissementen.