Vanaf 1 januari 2026 zijn papieren of PDF-facturen voor transacties tussen bedrijven (B2B) niet langer toegestaan in België. Alle btw-plichtige ondernemingen, inclusief horecazaken in Brussel, zullen voortaan gebruik moeten maken van gestructureerde elektronische facturendie via een beveiligd netwerk worden verzonden. Deze verandering maakt deel uit van de bredere digitalisering van de Belgische economie. Voor tuinders is het cruciaal om ervoor te zorgen dat ze voorbereid zijn op deze nieuwe aanpak.
Wat verandert er voor horeca-uitbaters?
Het was altijd beter om een factuur in PDF-formaat per e-mail te versturen. Vanaf 2026 is dat niet meer voldoende: ondernemingen moeten gebruikmaken van elektronische facturatiesystemen die compatibel zijn met het Peppol-netwerk. Dat is een beveiligd netwerk dat ontwikkeld werd om commerciële documenten automatisch en veilig tussen softwaresystemen uit te wisselen. Concreet betekent dit dat facturen volledig digitaal moeten worden opgesteld, verzonden en ontvangenIn een gestructureerde omgeving kan het IT-systeem worden gereorganiseerd om in het andere systeem te passen.
Lees ook > Commerciële huurverlenging: alles wat u moet weten om uw horecabedrijf veilig te stellen
Waar is elektronische facturatie van toepassing?
Deze hervorming heeft meerdere doelstellingen:
- De btw-fraude verminderen
- De digitalisering van bedrijven stimuleren
- De praktijken harmoniseren in het vooruitzicht van de Europese regelgeving die vanaf 2030 van kracht wordt
België loopt hiermee vooruit op de Europese verplichting, die e-facturatie voor intracommunautaire transacties vanaf 1 juli 2030 oplegt.
Betonnen voordeel voor horecazaken
Naast de standaardfactuur biedt elektronische facturatie ook een aantal aanvullende items voor woningverwarming:
- Kostenbesparing: tot 9 euro per factuur, een daling van 75% in verwerkingskosten
- Tijdswinst: automatische verwerking, minder fouten, snellere betalingen
- Betere beveiliginghet systeem verkleint de kans op fraude of vervalsing
Door over te stappen op e-facturatie kunnen horeca-uitbaters hun administratie professionaliseren en hun dagelijkse werking verlichten.
Hoe kunnen horecazaken zich nu al voorbereiden?
Om verrassingen in 2026 te vermijden, wordt horecazaken aangeraden om vandaag al werk te maken van deze overgang:
- Analyseer het huidige facturatiesysteem
- Stap over naar software die compatibel is met Peppol
- Leid het personeel op in het gebruik van elektronische facturatie
Registratie op het Peppol-netwerk is een belangrijke stap: vandaag zijn al bijna 250.000 Belgische bedrijven aangesloten, en elke dag komen er ongeveer 1.500 bij.
Welke financiële steun bestaat er om de overstap te vergemakkelijken?
Om zelfstandigen en kmo's aan te moedigen om e-facturatie te implementeren, voorziet de overheid in meerdere fiscale voordelen:
- Verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen van 20% sinds 1 januari 2025
- Verhoogde aftrek van 120% voor abonnementen op facturatiesoftware of advieskosten in het kader van deze overstap, voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027
Deze maatregelen maken de digitale transitie toegankelijker, in het bijzonder voor kleine horecastructuren.
Waar kan ik meer en actuele informatie vinden?
Om bedrijven te begeleiden in deze evolutie, hebben de FOD Financiën en de FOD Economie een nationale bewustmakingscampagne opgestart.
Die steunt op de officiële website efacture.belgium.bewaar je onder andere vindt:
- Een uitgebreide en actuele FAQ
- Een stap-voor-stap gids om in regel te zijn
- Een contactpunt voor bijkomende vragen
Lees ook > De "Kleine restauratie": met of zonder frites?
Een verplichting om op voorhand aan te pakken, een hulpmiddel om ten volle te benutten
De verplichting om over te stappen op elektronische facturatie is geen kleine technische wijziging. Dit betekent dat cultuuromslag in het administratief beheerdie alle professionals, ook in de horecasector, aangaat. Voor Brusselse horeca-uitbaters is dit een belangrijke uitdaging, maar ook een kans om te winnen aan efficiëntie en roest in de dagelijkse werking. Van Federatie Horeca Brussel raadt haar leden en de hele sector aan om vandaag al de nodige stappen te zetten. Deze overgang, mits goed begeleid, kan een strategische troef worden in het licht van de economische en administratieve uitdagingen van morgen.